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中兴通“票小库”评测:电子发票的正确「归档」方式

时间:2020-08-28 21:54文章来源:本网站

  “把收到的电子发票「打印」出来报账”是绝大多数企业的常见操作方式。根据财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号文件)要求,仅仅打印纸质发票已经难以符合我国新政策和形势下的电子发票管理规范了。
 
  自从文件出台后,许多财会从业人员就如何存档展开了热烈的讨论。更有网友在“设立专人专岗进行本地化存储”和“发票存档的财务软件定制化开发”方面展开热烈探讨。
 
  首先,专人专岗进行电子发票存储,不仅人工成本高、效率低,也极容易出错。谈及发票存档软件,2020年8月刚刚上线的中兴通“票小库”确是成为当前业内热搜的电子发票存档最火爆新品。有不少财务网友对“票小库”十分感兴趣,并注册了30天试体验版。对于这款产品的操作和流程,仍然有不少财务网友表示既期待又陌生。本次评测,本人虚拟了一个符合财务入账流程的日常应用场景对票小库进行一次流程测评,以方便大家结合企业自身情况来选择产品。
 
  首先,打开【e企简税】,在已经注册、登录并且完成企业关联的客户端界面,我们点击进入票小库。初次登录时提示我们初次登录,需要绑定一个邮箱,作为财会操作人员的【统一接收邮箱】。
 
  接下来,从【票小库】的功能界面可以发现,财务一共有三种方式可以实现「发票归集」:本地发票上传、邮箱自动归集还有短信归集。
  ①当自己公司的业务员已经把发票发给财务,财务已经保存到自己的电脑上后,可以进行电脑本地上传,进行【上传归集】(如图)
  ②财务通知自己企业的所有业务部门,大家把发票发送至财务规定的「统一归集邮箱」,实现邮箱自动归集(如图)
  ③各业务部门把电子发票的通知短信文本给到财务,财务进行【短信归集】(如图)
  可以看到,票小库发票归集的三种方式是针对电子发票日常首发提交的三类常见方式。无论从本地上传,短信归集还是邮件归集,都需要财务提前告知大家,务必提供电子发票原件(当前电子发票原件按照国家政策要求只有「PDF」及「OFD」两种格式),有且仅有发票原件可以被票小库读取识别出来。截图JPG或文档等复制、剪切、PS的错误格式发票都无法实现归集。这一方面确实帮助财务工作者实现了发票的识别和标准化管理。
 
  当接收完发票后,财务开始入账存档操作。通过【发票处理】进入「进项发票处理」,可以看到从三种方式归集过来的所有发票的全部列表,列表里包括了已入账和未入账的全部发票。当财务在企业自己的财务系统里已经做了记账操作后,需要来到票小库做同步关联操作——勾选相应业务的发票点击【入账】【入账】就表明了:这张发票已阅、已入账、已存档。到这一步为止,我们已经完成了一张电子发票的电子存档。也正是按照财会〔2020〕6号文件里:“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”的具体要求完整执行。
  除了对财会〔2020〕6号文件的执行响应外,票小库对于企业而言,有没有带来实际的便利?从实际操作来看,除了更安全规范,也让企业的电子发票数据库以条理清晰的方式被保存起来,更加便于企业的统一检索查阅。检索查阅的路径有两种,一种是【发票档案】查询,另一种是【发票查询】。
 
  ①【发票档案】查询是以档案编号和凭证字号为检索依据,一条档案编号里通过点击【详情】可以查阅到相关业务所包含的多张发票信息。
  ②【发票查询】是以发票代码、发票号码为检索依据,从每一条发票代码里通过点击【详情】可以查阅到一张对应的发票信息。
  说到这里我们发现,没有票小库这样的工具时,财务可以选择本地存储,然后通过重命名、Excel、多个硬盘、多台电脑等形式完成企业的电子发票电子件管理。至于查询,就要看财务工作者早期的勤劳程度、整理方法了。有了票小库,相当于付费使用了一款云存储工具,帮助企业和财务人员用傻瓜式的操作来保存发票的电子原件,同时保障企业随时查阅和调取发票信息。
 
  随着2020年底全国基本实现专票电子化的国家大趋势下,当一家企业每年的电子发票收发量超过两百张以上时,错乱、重复、真假、丢失等一系列问题肯定会随之而来。这种情况下,票小库成为企业不可或缺、最便利、最低成本的工具。
 
  目前,从电子发票存档的市场现状来看,票小库已经实现了从无到有的突破。首先,这款产品是一个独立的客户端产品,当前尚未要求接通企业财务软件系统。票小库的【入账】操作支持协同关联记账,进行同步操作。其次,企业的业务人员在查收存储发票后,配合业务报账及OA流程再通过财务指定邮箱发给财务,从而实现票据提交的完整流程。不过据票小库内部消息透露,产品后续版本将陆续对接企业报销系统、OA等流程管理平台,以多元功能实现发票归集。
  票小库当前只是一款轻量化的1.0版本产品,价格亲民以及超长的存档周期,在不强制关联财务系统、不读取企业过多财务信息的情况下,能够实现轻量、好用、高效率存档,已获得不少企业和财务人员的好感。票小库1.0版本未来如何实现快速迭代和功能升级,以及票小库的未来市场前景同样值得关注和期待。

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